Archivieren leicht gemacht – mit Lücke Bürotechnik

Wenn Ihre Mitarbeiter 50 % ihrer Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen, dann ist das nicht nur frustrierend, sondern auch Gift für die Produktivität. Als leicht zu implementierendes Dokument-Management-System, mit dem jeder sofort und sicher auf alle benötigten Informationen zugreifen kann, verbessern wir umgehend Ihre Effizienz.

 

Software Lösungen - Aus einem Guss

Unsere Analyse der im Haus bestehenden Workflows von Dokumenten, sowie deren Optimierung führt zum Ziel!

 

Je nach Dokumententypus ergeben sich für unsere Kunden unterschiedliche Fragestellungen hinsichtlich des Workflows. Wieso? Nun, es werden Dokumente verschiedener Art erstellt, formatiert, konvertiert, gespeichert, gedruckt, gescannt, archiviert, man könnte diese Aufzählung noch lange weiterführen.

 

Hierzu ein Fallbeispiel: Der Workflow in der Buchhaltung

 

Eingangsrechnungen werden zur Vorerfassung direkt in die Buchhaltung geleitet.

Die Buchhaltung leitet die Dokumente dann an den Sachbearbeiter oder in die entsprechende Abteilung weiter, die die Bestellung ausgelöst hat. Hier findet die sachliche Prüfung des Belegs statt. Je nach Ergebnis der sachlichen Prüfung, wird das Dokument in die Buchhaltung zurückgeleitet um die rechnerische Prüfung durchführen, oder ggf. die Rechnung als fehlerhaft zum Kreditor zurücksenden. Wird der Rechnungsbeleg akzeptiert, so erfolgt die Buchung im Buchhaltungssystem. Die gebuchten Dokumente müssen nun revisionssicher für min 10 Jahre aufbewahrt werden gem. § 257 Abs. 1 Nr. 4 und 5 HGB. Wir beraten und erarbeiten aktiv und vorausschauend mit dem Kunden gemeinsam Lösungen damit dieser den Anforderungen an ein DRM gerecht wird.

 

An einem vorgegebenen Arbeitsablauf sind mehrere Arbeitnehmer und Abteilungen gebunden. Fehlerquellen tun sich auf und können meist schwer lokalisiert und erroriert werden. Eine festgelegte Dokumentenverteilung und entsprechendes Dokumentenmanagement mit revisionssicherem Archivsystem ist für effizientes, zeitsparendes und wirtschaftliches Arbeiten unumgänglich.

 

Das Ziel der Lücke & Baran beim DRM ist es, eine exzellent organisierte und logisch aufgebaute Dokumentenablage zu realisieren die Mitarbeiter nach kurzer Einarbeitungszeit und wenigen Arbeitsschritten zum gewünschten Dokument bringen.

 

 

An dieser Stelle tauchen die Themen Accounting und Verwaltung von Benutzerrechten auf.

In unserer heutigen Informationsgesellschaft gehören Daten zum wertvollsten Kapital eines Unternehmens.

 

Besonders in Umgebungen in denen sensible Daten im Umlauf sind, können durch Verlust, Missbrauch oder Falschverwendung nicht nur finanzielle, sondern auch erhebliche Imageschäden entstehen.

Die Hard- und Software vor Viren, Datenverlust, Hackern und Datendiebstahl zu schützen, ist für jede Unternehmung eine ernstzunehmende Notwendigkeit.

Insbesondere in Umgebungen die drucken, kopieren, faxen, scannen ermöglichen, sind mitunter sensible Geschäftsdokumente im Umlauf.

Ebenso klären wir die Frage der Kostenentwicklung und optimieren Einsparungen.

 

Eine große Zahl der Unternehmen die kein Dokumentenmanagementsystem einsetzen, haben keine oder ungenügende Kenntnis der tatsächlichen Kosten. Ergo sind sie nicht in der Lage, entsprechende Einsparungen vorzunehmen.

 

Lücke & Baran bringt hier Licht ins Dunkle. Druckkosten können wir nach dem Verursacherprinzip den entsprechenden Abteilungen und/oder Benutzern zuordnen. Kostenstellen können eingerichtet werden um weitreichende Kostentransparenz zu erlauben und so die Ausgabe- und Weiterverarbeitungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Um alle diese Ausgabe-Aktivitäten aufzeichnen und auswerten zu können, ist eine Identifikation am Ausgabesystem erforderlich.

 

Die wichtigsten Auswertungen

 

       • Gesamtes Druckvolumen des Unternehmens

       • Mono/Color Druckvolumen

       • Kostenstellen Saldo

       • Kosten pro Stockwerk und Gebäude

       • Benutzerspezifische Transaktionen